سياسة


سياسة الشراكات

التزامنا بعلاقات متوازنة وعادلة



ترى منظمة سينابس نفسها جزءاً من قطاعٍ مدنيٍّ أوسع، قطاعٍ نهدف إلى التعلم منه وتعزيزه وتطويره وفقاً لأهدافنا، ولذا يُعد العمل مع الآخرين في صلب عملنا، ولا يقتصر هذا العمل على السعي للحصول على التمويل أو شراء الخدمات. إن من نعمل معهم وكيفية عملنا معهم هما في صميم مهمتنا، فبفضل الشراكات مع الآخرين تحسنت منظمة سينابس وأبدعت وكبرت، وإن هذه الورقة عن السياسة تَبني على تلك التجربة، وترشدنا في قراراتنا المستقبلية..

 أنواع الشركاء

كوّنت سينابس علاقاتٍ مع الشركاء التاليين:
  • عملاء المؤسسة، ممن دفعوا لنا المال مقابل تقديم خدمةٍ تعاقديةٍ (مثل وكالات المساعدات والتنمية).
  • المورّدين، ممن دفعنا لهم المال مقابل الخدمات (مثل المصممين والمبرمجين والمستشارين).
  • الأقران، ممن يعملون في منظماتٍ مدنيةٍ صغيرةٍ، ونتعاون معهم على أساسٍ مجانيٍّ في الغالب؛ رغم إمكانية جعل هذا التعاون رسمياً من خلال إبرام عقدٍ.
  • المانحين، ممن يدعمون رسالة سينابس وتطويرها من خلال التمويل الأساسي دون طلب خدمة محددة.

المبادئ

تُعد الشراكات مكاناً لإظهار قيمنا الأساسية في سينابس وهي: المثابرة والدقة والصراحة والتكيف والتآلف والكفاءة.

وبالإضافة إلى ذلك، ترتكز شراكاتنا على المبدأ الأساسي المتمثل في العدل، إذ يجب أن تكون هذه الشراكات عادلةً للجميع: لسينابس وشركائنا بالطبع، وأيضاً للمجتمعات المحيطة بنا، وقد يكون هؤلاء من دافعي الضرائب، أو المستفيدين من المساعدات، أو من عامة الناس، ممن لهم بطبيعة الحال دورٌ في كيفية عمل المنظمات المدنية. وبالتالي يستلزم العدلُ المساءلة العامة من طرف سينابس وطرف شريكنا.

كما ينطبق العدل على التعويض، إذ نتوقع التعويض المناسب لموظفينا، والذي يشمل جميع جوانب بيئة العمل اللائقة، كالإخطار والإجازات والتأمين والرعاية الصحية والمرافق والمعدات والإشراف والتدريب. وبالمثل نحرص على أن ندفع للآخرين ما يستحقون، ونولي اهتماماً خاصاً بالموردين من الفئات الهشة مثل مقدمي الخدمات من المستقلين الشباب.

كما يطال العدل مبدأ "واجب العناية"، إذ تطلب سينابس من موظفيها إظهار الاهتمام بجميع المشاركين في مشروعٍ ما، لا سيما في البيئات الخطرة أو الصعبة؛ ونتوقع من شركائنا أن يفعلوا الشيء نفسه. ويعني ذلك في حده الأدنى الاستفسارَ عن السلامة والرفاهية، ومشاركة تلك المعلومات داخلياً.

وفي قطاعٍ يعتمد على التمويل الهرمي من أعلى إلى أسفل، تقتضي المطالبةُ بالعدل المخاطرةَ، ونحن ندرك ونؤكد التزامنا بهذه المخاطرة. في الماضي توجَّب على سينابس إعادة التفاوض أو رفض العقود التي تتعارض مع قيمنا؛ ورفض الاجتماعات والرحلات التي رأينا أنها تمثل استخداماً غير منتِجٍ للموارد؛ وانتقاد الآخرين وأنفسنا على الملأ بروحٍ من المساءلة المتبادلة؛ وإنفاذ السياسات حتى عندما تعرّض العلاقات المالية المهمة للخطر.

ويكمن التعبير الأخير عن التزامنا بالعدل في الحوار الذي يبدأ بالإنصات إلى الآخرين. لن تلقي سينابس باللوم على شركائنا: بل إننا نتحمل نصيبنا من المسؤولية عن أي فشلٍ. كما أننا لن ننتقد أو نقدح في شركائنا: عندما ينشأ خلافٌ أو خطأٌ في الفهم، سنشرح وجهات نظرنا، ونضع حدودنا بشفافيةٍ.

رؤية الشراكة 

العملاء والمانحون

للمضيّ في رسالتنا، يجب على سينابس تأمين الإيرادات من خلال الشراكات مع العملاء والمانحين، وبطبيعة الحال تأتي هذه العلاقات بشروطٍ محددةٍ.

للحفاظ على استقلالنا، تسعى سينابس إلى تحقيق توازنٍ صحيٍّ بين التمويل الأساسي والعقود القائمة على تقديم الخدمات. يضمن التمويلُ الأساسيُّ قدرتَنا على التكيف المالي، ويمكّننا من العمل مجاناً لصالح أقراننا، ويدعم استثماراتِنا في التطوير التنظيمي والبحث والتطوير. وبالمثل تسمح لنا عقودُ الخدمات بالتخطيط لعملنا وفقاً للقيود التي تفرضها الحياة العملية، ووفقاً للنتائج الملموسة. نهدف أن يأتي 30% من تمويلنا من المصادر الأساسية، أما نسبة 70% المتبقية فنهدف أن تأتي من العقود القائمة على تقديم الخدمات.

كما أننا نقيّم الشركاءَ المحتملين قبل توقيع أي عقدٍ، ويستلزم ذلك تقييم سياسات المنظمة وتوجهها لضمان الامتثال لإجراءاتنا وقيمنا الأساسية.

عندما يتعلق الأمر بالشراكات القائمة على الخدمات، ستوقّع سينابس العقود وفقاً للمعايير التالية:
  • أن تتوافق أهداف المشروع توافقاً وثيقاً مع أهداف استراتيجيتنا الخمسية الحالية.
  • ألا يتعارض المشروع مع قيمنا أو يقيّد حريتنا في التعبير.
  • إمكانية التحكم في ميزانية المشروع بالنظر إلى خبرتنا السابقة: ينبغي ألا يتجاوز مشروعٌ ما أكبرَ إيراداتنا السنوية.
  • أن تغطي الميزانيةُ جميع التكاليف ذات الصلة، بما في ذلك المتطلبات الإدارية والتكاليف التشغيلية الأخرى، والتي تبلغ عادةً ما بين 10-15% من النفقات العامة.
  • أن تتضمن المدفوعات دفعةً مقدمةً، وأن تُوزَّع بانتظامٍ طوال مدة المشروع.
  • ألا تتجاوز الدفعةُ النهائيةُ، التي تُسدَّد عند التسليم، أكثرَ من 15% من الميزانية.

لن تشارك سينابس في عمليات استدراج العروض حين يكون الفائز معروفاً منذ البداية، حتى عندما يكون ذلك مفيداً لنا، إذ تؤدي هذه الممارسة الشائعة إلى خلق عملٍ غير مبررٍ للمنظمات الأخرى.

المنظمات النظيرة

منذ تأسيسها عملت سينابس كمنظمةٍ تجريبيةٍ في خدمة أقراننا، إذ ننشر نتائج النقد الذاتي، ونضع أدواتنا الخاصة في متناول الآخرين ليستخدموها، ولا نسكت عن الغموض في ممارسات التمويل في قطاعنا، ونتجنب أية منافسةٍ مع المنظمات المحلية، وننتهز كل فرصةٍ لدعم أقراننا، سواءً من خلال الترويج لعملهم، أو تنفيذ مشاريعَ مشتركةٍ معاً.

إن نهجنا المفضل في دعم المنظمات النظيرة هو مساعدتها في تنفيذ مشاريعَ عمليةٍ وملموسةٍ، لا تقديم التدريبات النظرية. وعادةً ما يبدأ ذلك عندما تقصدنا إحدى المنظمات لمساعدتها في مجالٍ ترى أننا مؤهلون جيداً فيه. ونقيّم هذه الطلباتِ وفق المعايير التالية، والتي تزيد من فرص نجاح المشروع زيادةً كبيرةً. يجب أن يتضمن الطلب ما يلي::
  • أهدافاً واضحةً ومحددةً زمنياً.
  • توقيتاً جيداً، أي أن تكون الاحتياجاتُ حاضرةً وليست ماضيةً أو مفترضةً.
  • مخرجاتٍ محددةً وملموسةً، مثل الأبحاث المنشورة، حتى لو كانت هذه المخرجات تساهم في نقل مهاراتٍ أكثر عموميةً.
  • ميزانيةً واقعيةً، والتي عادةً ما تتضمن التزاماً من المنظمة (لضمان التزامٍ صحيٍّ وتوقعاتٍ عاليةٍ) وشكلاً من أشكال الدعم (أي عملاً مجانياً من جانبنا، أو تمويلاً من طرفٍ ثالثٍ).
  • مُلكيةً واضحةً ومستقرةً تمثلها شخصيةٌ رئيسةٌ تحظى بالسلطة والحافز والمقدرة على الإشراف على هذا التعاون والحفاظ عليه.

وحتى في سياق العمل المجاني، تُطبَّق جميعُ سياساتنا: لا سيما الامتثال، ومكافحة الفساد، وحماية الطفل، ومكافحة التحرش، والشكوى. سنشارك جميع السياسات ذات الصلة مع المنظمة الشريكة في بداية أي مشروعٍ مشتركٍ..

المورِّدون

 كما هو الحال في تعاملنا مع الشركاء الآخرين، تنطبق جميع سياساتنا ذات الصلة على الموردين، بما في ذلك المشتريات والامتثال، وسنطلعهم على سياساتنا منذ البداية. 

في المشاريع التي تتجاوز عتبة 1000 دولارٍ لكل شريكٍ، ستُطلق سينابس دعوةً لتقديم العروض، وستقدم وصفاً للوازم أو الخدمات التي نسعى إليها، والمؤهلات التي نتوقعها، ومعايير وضع القائمة المختصرة أو اختيار المرشحين، وجدولاً زمنياً واضحاً. وتماشياً مع مبدأ العدل، تلتزم سينابس بعدم الإعلان مطلقاً عن أي استدراج عروضٍ إذا كان لدينا شريكٌ موثوقٌ للتعاقد معه. 

 قد تتعاقد سينابس مع شريكٍ مباشرةً في حال استُوفيت جميعُ المعايير التالية:
  •  إن سبق وعمِلنا مع الشريك ذاته في الماضي.
  • إن كان بإمكاننا توثيقُ رضانا عن التعاون السابق، من خلال نتائجَ ملموسةٍ ذات صلةٍ بالمشروع الجديد.
  • إن كان بإمكاننا إثبات أن بدء شراكةٍ جديدةٍ – فيما يخص هذا المشروع بالذات - من شأنه أن يستلزم تكلفةً أو مخاطرةً إضافيةً كبيرةً.
  • إن كان بإمكاننا إثبات أن الأتعاب الحالية للشريك معقولةٌ بالنظر إلى ممارسات السوق.
  • إن كان بإمكاننا أن نقدم التوثيق المذكور أعلاه في تقاريرنا المالية المقدمة إلى مجلس الإدارة.

تلتزم سينابس بمعاملة موردينا مثلما نتوقع أن يعاملنا شركاؤنا الممولون. تشمل التزاماتُنا ما يلي:
  •  متطلباتٍ إداريةً واضحةً ومتسقةً تجري مشاركتها في بداية الشراكة في وثيقةٍ واحدةٍ. 
  • عقوداً قصيرةً ومكتوبةً بلغةٍ واضحةٍ.
  • سياسةً واضحةً فيما يخص الشكاوى، نتشاركها مع جميع الموردين ومقدمي الخدمات.
  • مدفوعاتٍ ماليةً تعكس تكاليف الشريك في كل مرحلةٍ من مراحل المشروع.
  • مدفوعاتٍ تُسدَّد في الوقت المحدد، وتتطلب الحد الأدنى من المتابعة من الشريك.
  • تعليقاتٍ على عمل الشريك تُقدَّم في الوقت المناسب، وتكون مفصلةً ومفيدةً وموحدةً في وثيقةٍ واحدةٍ. 

عند التعاون مع شركاء مبدعين، ستحتفظ سينابس بالملكية الفكرية لأي عملٍ تكلِّف به شريكاً ما، لكننا قد نسمح، على أساس كل حالةٍ على حدةٍ، لهؤلاء الشركاء المبدعين بإعادة استخدام عملهم بطرقٍ لا تتعارض مع الملكية الفكرية المذكورة أعلاه. 

كقاعدةٍ عامةٍ، لن تبرم سينابس عقوداً فرعيةً، أي لن تستعين بمصادرَ خارجيةٍ لتأدية العمل الذي يُنفذ باسمها، ولن تعمل كمتعاقدٍ ثانويٍّ لصالح المؤسسات الأكبر. وفي كلتا الحالتين نعتبر هذا الترتيب غير عادلٍ بطبيعته. وإذا كانت ثمة حالاتٌ استثنائيةٌ تتطلب منا التعاقد الثانوي، فسنقوم بما يلي: 
  •  سنجري تقييماً للشريك لتحديد المواضع التي يحتاج فيها الشريك إلى المساعدة وفقاً للمعايير التي حددناها في سياساتنا وإجراءاتنا.
  •  سنحدد في الشراكة الوقتَ والمواردَ اللازمةَ لنقل الكفاءة التنظيمية إلى الشريك.
  •  سنوثق هذا الاستثناء في تقاريرنا المالية المقدمة إلى مجلس الإدارة.

الإنهاء والإغلاق

ستنهي سينابس جميع الشراكات على نحوٍ احترافيٍّ، سواءً كانت تلك الشراكات مُرضيةً أم لا، وكلما أمكن ستطلب سينابس إجراء مقابلة إنهاءٍ مع ممثلٍ واحدٍ على الأقل عن الشريك، ويُفضل أن تُجرى هذه المقابلة في غضون ستة أشهرٍ من انتهاء العقد، حين لا تزال الذكريات حيةً لدى جميع الأطراف. 

 فيما يخص العلاقاتِ التي تنتهي على نحوٍ غير مُرضٍ، ستُجري سينابس مراجعةً داخليةً بعد انتهاء الشراكة من أجل التعلم من التجربة. ستتم هذه المراجعات في غضون ستة أشهرٍ من انتهاء الشراكة، وستوثَّق خطياً.

ملحقٌ:  دليلٌ عمليٌّ للموظفين

إننا نحرص على نقل قيمنا الأساسية في جميع علاقاتنا مع شركائنا. ومن الناحية العملية، يعني ذلك أن على الموظفين في سينابس: 
  •  الإصغاءَ إلى الشركاء باهتمامٍ لفهم وجهة نظرهم.
  •  أن يُظهروا الامتنان لعملهم مع الشريك وأن يقروا بجهوده.
  •  أن يظلوا مخلصين لشركائنا قبل توقُّع أي ولاءٍ في المقابل.
  •  أن يجدوا سبلاً لتقديم أكثر مما نلتزم به في العقود الموقعة.
  •  تذكرَ الغرض مما نفعله، وأن يشرحوا سبب إيماننا به.
  •  إضفاءَ لمسةٍ شخصيةٍ على عملنا من خلال التعبير عن وجهة نظرهم، مع الحفاظ على الاحترافية.

 إن من مسؤوليتنا بناءَ شراكةٍ ديناميكيةٍ تكون مُرضيةً حقاً لكلا الطرفين. وفي هذا الصدد، إليك بعضَ الأمور الأساسية التي يجب عليك فعلها أو تجنبها، والتي تنطبق على العملاء على وجه الخصوص. 
  •  لا تفترضْ أننا نفهم احتياجات عملائنا، بلِ استثمرْ باستمرارٍ في التعرف عليها وفهمها، إذ أن جزءاً غير تقليديٍّ من "عملنا الميداني"، لكنه جزءٌ أساسيٌّ، يتضمن فهمَ نموذج التشغيل الخاص بعملائنا، والقيود والسياسات الداخلية، وما إلى ذلك. وعلى هذا الأساس وحسب يمكننا أن نتطور بما يتوافق مع احتياجاتهم: نحن ننصت، ونتعلم، ونخصص.
  •  لا تكتفِ بتجديد عقدٍ ما. قد توفر الاستمرارية إحساساً زائفاً بالأمان، بيْد أن العلاقة الصحية هي تلك التي تتطور بمرور الوقت. تكمن قوتنا في قولنا: "نحن في عقدٍ مُرضٍ معك، فلنوقّع عقداً أفضل." يجب أن تعكس مقترحات المشاريع هذه الفلسفة.
  •  لا تتكل على الولاء. أثناء سعيك للحفاظ على العلاقات القائمة، اعمل دائماً على طريق خروجٍ معقولٍ. يجب على العملاء السعي إلى تجديد شراكاتهم لأنهم يرون قيمةً في القيام بذلك، وليس لأننا نعتمد عليهم. ويجب أن يظل التعاون مسألة اختيارٍ، لا حبل نجاةٍ، ولذا اسأل نفسك باستمرارٍ: ما الخطة البديلة؟
  •  لا تعتمد على العلاقات الشخصية وحدها. غالباً ما تؤدي العلاقاتُ الشخصيةُ دوراً حاسماً في بناء الشراكات، لكن ينبغي ألا تظل محوريةً في الحفاظ عليها، فالناس يغيرون وظائفهم أو يفقدون الاهتمام ببساطةٍ، وليست لديهم أية مسؤوليةٍ تجاهنا، وإن من واجبنا تطويرَ مجموعةٍ قويةٍ ومتنوعةٍ من العلاقات داخل أية منظمةٍ شريكةٍ. لا تتجاهلِ المستهترين والعدائيين أبداً، بل اخطب ودهم أو حاول فهمهم على الأقل.
  •  لا تتحرّج من الصراعات بين الأشخاص. لا تدعِ التوتراتِ تتصاعد حد الغليان، بلِ احرص على تحليلها وتحفيف حدتها وحلُّها. تتضمن الصيغة الفعالة ما يلي: (1) التواصل مباشرةً مع أكثر الأفراد انخراطاً في النزاع لمنحهم فرصةً للتعبير عن آرائهم، وإعادة تقييمك، وإدراك أنك لا تخجل من المواجهة؛ (2) فهم وجهة نظرهم؛ (3) أخذ كل انتقادٍ معقولٍ بالاعتبار، والرد بالحزم والدبلوماسية معاً على المخاوف غير المبررة؛ (4) تحديد خطوطنا الحمراء؛ (5) حشد الحلفاء؛ (6) التصعيد إلى مستوياتٍ أعلى كملاذٍ أخيرٍ.
  •  لا تتردد في الرد عند ظهور مصادر الصِّدام لأول مرة. سوف يحترمنا العملاء حين نرسم حدودنا، ويتضمن ذلك رفضنا المبالغةَ في إلزام أنفسنا، وتبيين الهواجس الأخلاقية أو المنهجية المتعلقة بعملنا معاً، فكثيرٌ من النزاعات تنبع من إهمال هذه المسائل في وقتٍ مبكرٍ. علاوةً على ذلك، فإن الشفافية هي في صميم هويتنا.
  •  احرص على إشراك عملائنا. كلما عرفنا بعضنا البعض أكثر، كان التعاون مثمراً أكثر، فادعُ العملاء إلى زيارة المكتب بغية التواصل مع الزملاء الآخرين، وقراءة تقاريرنا المتعمقة، وطرح الأسئلة، وتقديم تعليقاتٍ على عملنا، وما إلى ذلك. كنِ استباقياً في تواصلك بأن تتوقع احتياجاتهم، أو تقدّم تحديثاتٍ من تلقاء نفسك، أو تَعرِض المساهمة في العصف الذهني الداخلي. يمكن لكل هذه الخطوات أن تساعد في خلق شكلٍ من أشكال الود الذي من شأنه تعزيز العلاقة.
  •  احرصْ على المتابعة، لكن كنْ خفيف الظل في ذلك. إننا نعتمد على التواصل الوثيق مع عملائنا، إلا أن علينا احترام وقتهم، فاجعل رسائلَ البريد الإلكتروني قصيرةً وموجهةً، ويُفضل أن تركز على مسألةٍ واحدةٍ وحسب. وعند مقابلة أحد العملاء شخصياً، تأكدْ أن لديك جدول أعمالٍ: حدد ما يمكنك تقديمه، وما هي التعليقات التي تحتاجها، والأهداف التي ترجو تحقيقها.
  •  وثِّق هذه العلاقات. تتطلب علاقة العمل سجلاً ورقياً، لا سيما لتتبع الالتزامات وكذلك المسائل الشائكة. يجب أن تتمخض الاجتماعاتُ بالعملاء عن ملاحظاتٍ مكتوبةٍ نشاركها مع الزملاء المعنيين: دوّن المفاجآت والدروسَ المستفادةَ ونقاطَ العمل على وجه الخصوص. وبنفس القدر من الأهمية، يجب على سينابس أن تتعلم باستمرارٍ من تفاعلات العملاء لتعزيز عقودنا الحالية، وتأمين عقودٍ جديدةٍ.
  •  حافظْ على أعلى المعايير. سيعبّر كل تفاعلٍ مع عملائنا عنِ اسمنا فيعززه أو يقوضه. تتعارض رسائل البريد الإلكتروني غير المتقنة مع مطالبتنا بالوضوح، تماماً مثلما تترك الاجتماعات غير المُرضية انطباعاً دائماً. يجب تحرير التقارير المالية وتدقيقها وتنسيقها بإحكامٍ واتساقٍ مثل أي شيءٍ آخر. فكرْ دائماً فيما إذا كان بإمكاننا إضافةُ طبقةٍ إضافيةٍ من سهولة القراءة لجميع مخرَجاتنا.
  •  وأخيراً، كنِ العميلَ الذي تبحث عنه في سواك. نحن أيضاً نوقّع عقوداً مع المستشارين ومقدمي الخدمات، ما يجعلنا عملاءَ من وجهة نظرهم، فاحرص على عدم التسبب بهذا النوع من المشاكل التي نواجهها، مثل التأخر في سداد المستحقات، وضعف التواصل، وفتور المشاركة، وهلمّ جراً. على العكس من ذلك، كن قدوةً لغيرك!

الرسم التوضيحي: كوبر "شراكة عادلة" من ويكيميديا / المجال العام؛ موز من فليكر / المشاع الإبداعي